Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

Le responsable du traitement est :

PULSENCE

SASU au capital de 1 000 €

21 chemin du Bois Saint Jean

57685 Augny – France

Présidente : Laurence MIRGAINE

contact@pulsence.fr

La présente politique couvre les traitements réalisés dans le cadre :

A. Du site internet Pulsence

Le site internet permet notamment :

• la présentation des activités de PULSENCE ;
• les demandes de contact ;
• les demandes d'information ;
• les inscriptions aux prestations ;
• les prises de rendez-vous ;
• les téléchargements éventuels de documents ;
• les échanges avec les visiteurs.

B. De l'application Pulsence Pro

Pulsence Pro est une application professionnelle destinée au pilotage managérial et RH.

Elle permet notamment :

• la gestion des comptes utilisateurs ;
• le suivi des collaborateurs ;
• le recrutement ;
• l'intégration ;
• les questionnaires ;
• les entretiens ;
• les compétences ;
• les objectifs ;
• les indicateurs ;
• les plans d'actions ;
• les espaces personnels des managers ;
• les recommandations d'aide à la décision.

Selon les services utilisés, PULSENCE peut traiter notamment :

• identité ;
• coordonnées professionnelles ;
• coordonnées personnelles lorsque nécessaires ;
• entreprise ;
• fonction ;
• données de connexion ;
• historique des échanges ;
• informations administratives ;
• données contractuelles ;
• données de facturation ;
• données liées aux formations ;
• données liées aux accompagnements ;
• données liées aux recrutements ;
• CV ;
• lettres de motivation ;
• questionnaires ;
• comptes rendus ;
• documents transmis par le client ;
• informations renseignées dans Pulsence Pro ;
• contenus créés par les utilisateurs dans l'application.

Aucune donnée n'est collectée au-delà de ce qui est nécessaire aux finalités poursuivies.

Les données sont utilisées notamment afin de :

• répondre aux demandes de contact ;
• gérer les prestations ;
• organiser les formations ;
• assurer les accompagnements et coachings ;
• réaliser les missions RH ;
• gérer les recrutements confiés à PULSENCE ;
• administrer les comptes utilisateurs ;
• assurer le fonctionnement de Pulsence Pro ;
• permettre le suivi des collaborateurs ;
• générer les tableaux de bord ;
• améliorer l'expérience utilisateur ;
• assurer le support ;
• satisfaire aux obligations légales et réglementaires.

Les traitements reposent notamment sur :

• l'exécution d'un contrat ;
• les obligations légales ;
• l'intérêt légitime de PULSENCE ;
• le consentement lorsque celui-ci est requis.

PULSENCE met en œuvre toutes les mesures raisonnables destinées à garantir la confidentialité des informations qui lui sont confiées.

L'accès aux données est limité aux seules personnes habilitées dans le cadre de leurs missions.

Les collaborateurs, partenaires et sous-traitants intervenant pour le compte de PULSENCE sont soumis à des obligations de confidentialité.

Lorsque PULSENCE intervient dans le cadre d'une mission de recrutement ou reçoit des candidatures spontanées, les données des candidats sont utilisées exclusivement pour la finalité concernée.

Les CV, lettres de motivation et documents associés ne sont communiqués qu'aux personnes autorisées dans le cadre de la mission confiée.

Ils sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement de la candidature et conformément aux obligations légales applicables.

Ils ne sont ni vendus, ni cédés, ni utilisés à d'autres finalités sans l'accord de la personne concernée.

Les informations recueillies dans le cadre des prestations sont utilisées uniquement pour :

• l'organisation administrative ;
• le suivi pédagogique ;
• la réalisation des prestations ;
• les obligations réglementaires ;
• l'amélioration des services.

Les informations échangées durant les accompagnements et coachings sont considérées comme confidentielles, sauf obligation légale contraire.

Les données enregistrées dans Pulsence Pro sont traitées sous la responsabilité du client lorsque celui-ci est responsable du traitement.

PULSENCE met à disposition une solution permettant leur traitement dans le cadre des services proposés.

Les accès sont protégés par des mécanismes d'authentification sécurisés.

Chaque utilisateur ne peut accéder qu'aux informations correspondant à ses droits d'accès.

Les espaces personnels destinés aux managers sont conçus pour préserver la confidentialité des informations qui y sont enregistrées conformément aux droits attribués dans l'application.

Certaines fonctionnalités de Pulsence Pro peuvent s'appuyer sur des technologies d'intelligence artificielle afin d'assister les utilisateurs dans leurs analyses, réflexions ou préparations.

Ces fonctionnalités constituent une aide à la décision.

Les décisions finales demeurent de la responsabilité des utilisateurs.

Les modalités d'utilisation des services d'intelligence artificielle sont précisées dans le Centre de confiance de Pulsence.

PULSENCE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer :

• la confidentialité ;
• l'intégrité ;
• la disponibilité ;
• la sécurité des données.

Des sauvegardes peuvent être réalisées afin d'assurer la continuité des services et la restauration des données en cas d'incident.

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies et au respect des obligations légales.

À titre indicatif :

• prospects : jusqu'à trois ans après le dernier contact ;
• clients : selon les obligations légales et comptables applicables ;
• documents de recrutement : selon les règles applicables et la finalité poursuivie ;
• données de formation : selon les obligations réglementaires applicables.

Les données peuvent être accessibles :

• aux personnes habilitées de PULSENCE ;
• aux sous-traitants intervenant pour l'exécution des prestations ;
• aux organismes légalement habilités lorsque la réglementation l'impose.

Les données ne sont jamais cédées à des tiers à des fins commerciales.

Lorsque certains prestataires techniques impliquent un traitement en dehors de l'Union européenne, PULSENCE veille à ce que les garanties prévues par la réglementation applicable soient mises en œuvre.

Toute personne concernée dispose notamment :

• d'un droit d'accès ;
• d'un droit de rectification ;
• d'un droit d'effacement ;
• d'un droit de limitation ;
• d'un droit d'opposition ;
• d'un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• du droit de retirer son consentement lorsqu'il constitue la base légale du traitement.

Les demandes peuvent être adressées à : contact@pulsence.fr

En cas de difficulté persistante, toute personne peut introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Sauf accord préalable de la personne concernée, PULSENCE ne réalise ni ne diffuse d'enregistrements photographiques, audio ou vidéo permettant d'identifier une personne dans le cadre de ses prestations.

Lorsqu'un accord est recueilli, celui-ci peut être retiré dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Les services de PULSENCE ne sont pas destinés aux mineurs, sauf dans le cadre de prestations spécifiques réalisées avec l'accord du représentant légal lorsque celui-ci est requis.

Les prestations réalisées au Luxembourg sont soumises aux mêmes exigences de confidentialité et de protection des données personnelles que celles réalisées en France, sous réserve des dispositions légales impératives applicables.

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte des évolutions législatives, réglementaires, techniques ou organisationnelles.

La version en vigueur est celle publiée sur le site internet de PULSENCE.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles :

PULSENCE

21 chemin du Bois Saint Jean

57685 Augny

France

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